Nerven Sie gelegentlich die Eigenmächtigkeiten von Microsoft Word bei der Formatierung oder bei der Textkorrektur? Mich schon. Ich habe die Unsitten bei mir abgestellt und möchte dasselbe auch Ihnen empfehlen.
Fortsetzung folgt.
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Randnummern in Word
Randnummern kennen wir Juristen vor allem aus der Kommentarliteratur. Seit einiger Zeit kommen sie auch bei Urteilen in Mode. Wer auch in eigenen Texte mit Randnummern arbeiten will und in Microsoft Word nach dem passenden Standard-Feature dafür sucht, wird allerdings schnell ernüchtert aufgeben müssen. Randnummern sind bei Microsoft Word nicht vorgesehen.
Jedenfalls vordergründig nicht. Die Funktionsvielfalt des Programms stellt aber natürlich alles bereit, um das Einfügen von Randnummern doch einigermaßen komfortabel realisieren zu können.
Lösungsansatz
Im Folgenden erläutere ich kurz eine der möglichen Lösungen des Problems und stelle für alle Interessierten auch den VBA-Code zur Verfügung. Ich bin mir bewusst, dass der Code nicht alle Anwendungsfälle abdeckt. Immerhin wird aber der Weg gewiesen, auf dem man an die Lösung auch anderer Anwendungs-Szenarien herangehen kann.
Woher und wohin?
Randnummern verweisen auf Inhalte. In aller Regel auf den Absatz der Kolumne, an deren Anfang sie stehen. Mitunter auch auf Teile eines Absatzes. Sie sind auf dem ansonsten unbedruckten Rand links oder rechts neben der Kolumne angeordnet. Damit ist einiges gesagt: Randnummern können auf dem rechten oder linken Seitenrand platziert sein, am Anfang oder irgendwo innerhalb des Absatzes.
Realisierung mit VBA
Mein Ansatz ist es, die Randnummern mit Hilfe von Makros auf Textfelder zu platzieren, die im ansonsten unbedruckten Randbereich links und rechts neben der Textkolumne angeordnet werden. Um die Nummerierung muss sich der Benutzer dabei nicht kümmern. Mit der Platzierung der Randnummer wird eine Feldfunktion eingefügt und gleichzeitig für die konsequente Aktualisierung aller zuvor eingefügten Nummern gesorgt. Die Nummerierung richtet sich damit nach dem Auftreten im Dokument, ohne dass sich der Benutzer darum kümmern muss.
Die vertikale Position der Randnummer richtet sich nach der Position der Einfügemarke zum Zeitpunkt des Makro-Aufrufs.
Also einfach den Cursor an den Anfang der Textstelle setzen, auf den sich der Verweis beziehen soll und Randnummer setzen. Dazu habe ich im Menüband unter der Registerkarte „Einfügen“ zwei Verweise auf die Makros in der Gruppe „RandNummern“ vorgesehen.
Alles Weitere sollte sich aus dem VBA-Code erschließen lassen. Die Word-Datei mit dem Code kann hier heruntergeladen werden, Viel Spaß beim Durcharbeiten und vor allem bei der Weiterentwicklung! Wie immer freue ich mich auf Ihr feedback.
Arbeitszeiten erfassen in Excel – Teil 1
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit seiner Rechtsprechung schon wiederholt Aufruhr in der Dogmatik des bundesdeutschen Arbeitsrechts und Handlungsbedarf des Bundesgesetzgebers ausgelöst. Zum Beispiel im Urlaubsrecht. Der Aufreger des Jahres 2019 war eine Entscheidung der Großen Kammer vom 14.05.2019 (C-55/18), nach der die Mitgliedsstaaten angehalten sind, innerstaatliche Normen zu schaffen, welche den Arbeitgeber dazu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit welchem die von seinem Beschäftigten geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden könne.
Die Diskussion über die Tragweite dieser Entscheidung ist alles andere als abgeschlossen. Insbesondere ist derzeit noch nicht abzusehen, welche Konsequenzen der Bundesgesetzgeber im Bereich des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) aus ihr ziehen wird.
Dieser Beitrag verfolgt nicht das Anliegen, Antworten auf die Rechtsfragen zu geben, welche durch die Entscheidung des EuGH aufgeworfen oder angestoßen worden sind.
Statt dessen soll bis zur Klärung des inhaltlichen Dokumentationsbedarfs (Umfang der täglichen Arbeitszeit, Pauseneinhaltung, Ruhezeit etc.) , der Anforderungen an Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit des Erfassungssystems und der personellen Zuordnung der Dokumentationsverantwortung ein einfaches auf Excel basiertes System zur Verfügung gestellt werden, das die Dokumentation in Echtzeit ermöglicht. Ohne durch technische Kontrolleinrichtungen vermittelte Richtigkeitsgewähr, ohne Überwachungsfunktion, ohne Aussagegehalt zu Vergütungsrelevanz und Kongruenz mit welchen individuellen Arbeitszeitmodellen auch immer.
Inspiriert zu dieser Lösung hat mich eine vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Verfügung gestellte App mit dem Namen „Einfach erfasst“. Das BMAS hat leider den Support eingestellt, so dass der Download auf den üblichen Wegen nicht mehr möglich ist. Wer sich über die Gründe für diese Entscheidung informieren will, mag auf der Website des Ministeriums nachlesen. Für Nutzer von Android sollte es aber trotzdem möglich sein, das APK (Android Package Kit) für die App noch eine Weile an anderer Stelle zu finden und von dort zu installieren. Wie man das anfängt, zeigt der nachfolgende Screenshot.
Auch zur App selbst noch ein paar Screenshots:
Die von mir entwickelte Lösung basiert allein auf Excel und läuft auf dem Rechner (nicht auf dem Smartphone). Der Download-Link findet sich am Ende dieses Beitrags.
Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt über die Schaltflächen im Tabellen-Kopf:
Das System erzeugt Datensätze, die durch ihr Datum und den Wochenarbeitstag individualisiert werden. Durch Klicken auf „Neuer Arbeitstag“ wird automatisch ein neuer Arbeitstag mit dem aktuellen Datum angelegt. Die weiteren Schaltflächen bewirken, was ihre Beschriftung erwarten lässt: Sie erfassen Beginn und Ende von Arbeits- und Pausenzeiten und zwar gleichfalls jeweils automatisch.
Dabei gibt es eine Reihe von Interaktionen, die Fehleingaben vermeiden sollen. Sie machen sich durch Meldungen bemerkbar.
So produziert die Tabelle kontinuierlich Datensätze mit Arbeits- und Pausenzeiten, mitunter mehrere für jeden Tag, die den Dokumentationsanforderungen genügen dürften. Eine tageweise Zusammenfassung leistet die Arbeitsmappe nicht. Das ist aber auch nicht ihre Intention. Wer eine solche Auswertung durchführen will, verfügt aber nun über das erforderliche Rohmaterial, dessen Auswertung für Excel ein Kinderspiel ist. Wie das funktioniert, soll ein weiterer Beitrag erläutern.
Feiertagsberechnung in Excel
Wer mit Excel schon einmal die Funktion NETTOARBEITSTAGE() verwendet hat oder verwenden wollte, kennt das Problem. Ergebniswert der Funktion ist die Zahl der Wochentage (Montag bis Freitag), welche in dem Zeitfenster liegen, dessen Grenzen durch die Eingabewerte für Anfangs- und Enddatum bestimmt wird. So gibt die Eingabe von
=NETTOARBEITSTAGE(DATUM(2020;4;11);DATUM(2020;4;21))
den Rückgabewert 7. Daran ist nur so viel richtig, dass im Zeitraum vom 11.04.2020 bis zum 21.04.2020 tatsächlich 7 Wochentage anfallen. Allerdings liegen in diesem Zeitfenster auch der Karfreitag und der Ostermontag. Diese Feiertage müssen der Funktion als weiterer Parameter übergeben werden, damit die Berechnung am Ende stimmt und im Beispielsfall den richtigen Wert 5 zurückgibt.
Was dazu gebraucht wird, ist eine Liste von Feiertagen, die der Funktion übergeben werden kann, damit sie bei der Berechnung der Arbeitstage nicht in Ansatz gebracht werden. Diese Liste kann man natürlich immer wieder „von Hand“ erfassen. Viel eleganter ist die Berechnung der Feiertage mit Excel.
Das ist bei Feiertagen mit festem Kalendertag kein Kunststück. Der Neujahrstag ist ein Beispiel dafür. Mit der Funktion DATUM(2020;1;1) ist er mühelos in Excel darzustellen. Dasselbe gilt bundesweit für den Tag der Arbeit, dem Tag der deutschen Einheit und die beiden Weihnachtsfeiertage, in einzelnen Bundesländern auch das Fest der Heiligen drei Könige am 6. Januar, der Frauentag am 8. März, das Fest Mariä Himmelfahrt am 15. August, der Reformationstag am 31. Oktober und der Allerheiligentag am 1. November.
Schwieriger wird es mit den beweglichen Feiertagen: Karfreitag, Ostermontag, Pfingstmontag, Christi Himmelfahrt und Fronleichnam. Alle diese Tage orientieren sich am Osterdatum: Karfreitag ist 2. Tag vor Ostern, Ostermontag der 1. Tag nach Ostern, Christi Himmelfahrt der 39. Tag nach Ostern, Pfingstmontag der 50. Tag nach dem Ostern und Fronleichnam der 60. Tag nach Ostern. Wann also ist Ostern?
Die vermeintlich einfache Antwort lautet: Am Sonntag nach dem ersten Vollmond im Frühling. So jedenfalls soll es auf dem 1. Konzil von Nicäa im Jahr 325 festgelegt worden sein. Wann aber ist der Tag des ersten Vollmonds im Frühling? Mathematiker haben sich mit Methoden der Berechnung dieses astronomischen Ereignisses über viele Jahrhunderte hinweg beschäftigt. Wer sich einen Überblick über die historische Entwicklung der Ostertagsberechnung verschaffen will, kann bei wikipedia nachlesen. Einer der möglichen Rechenwege stammt aus der Feder des Mathematikers Carl Friedrich Gauß. Mit seinem Gleichungssystem kann man ohne weiteres in Excel das Osterdatum errechnen.
Ich selbst bin nicht etwa so verwegen, das Gauß’sche Rechenwerk erläutern zu wollen. Mir genügt die Feststellung, dass es offenbar funktioniert und der Hinweis darauf, wie man es in Excel umsetzen kann.
Dazu verweise sich auf den Download-Link am Ende dieses Beitrags.
Die Arbeitsmappe enthält drei Tabellenblätter. Auf dem ersten Tabellenblatt kann man eine Jahreszahl eingeben und fünf verschiedenen benutzerdefinierten Funktionen bei der Berechnung des Osterdatums zusehen. Diese stammen von der Seite
https://dbwiki.net/wiki/VBA_Tipp:_Osterdatum_ermitteln
und sind zur gemeinsamen Verwendung auf dem Tabellenblatt nur geringfügig angepasst worden.
Auf dem zweiten Tabellenblatt wird eine Liste von Feiertagen generiert. Der Einfachheit halber habe ich in der Spalte B auch die jeweiligen Formeln angegeben.
Das dritte Tabellenblatt zeigt den Einsatz der Funktion NETTOARBEITSTAGE() mit und ohne Berücksichtigung von Feiertagen.
Druckvorstufe für Powerpoint
In diesem Beitrag befasse ich mich mit der Frage, wie die Folien einer Powerpoint-Präsentation ohne viel Aufwand in ein für den Druck taugliches Format exportiert werden können. Und damit meine ich nicht etwa irgendeinen Weg, die Folien der Präsentation über den Drucker an Ihrem Rechner auszugeben. Das ist kein Kunststück.
Schwieriger wird es und genau darum soll es hier gehen, wenn die Intention dahin geht, die Folien Ihrer Präsentation im professionellen Vierfarben- oder Digitaldruck einzusetzen, sei es, dass ein Tagungsband, ein Faltblatt, ein Handout oder ein Plakat entstehen soll oder einfach irgend ein anderes Printmedium.
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