Nerven Sie gelegentlich die Eigenmächtigkeiten von Microsoft Word bei der Formatierung oder bei der Textkorrektur? Mich schon. Ich habe die Unsitten bei mir abgestellt und möchte dasselbe auch Ihnen empfehlen.
Fortsetzung folgt.
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Randnummern in Word
Randnummern kennen wir Juristen vor allem aus der Kommentarliteratur. Seit einiger Zeit kommen sie auch bei Urteilen in Mode. Wer auch in eigenen Texte mit Randnummern arbeiten will und in Microsoft Word nach dem passenden Standard-Feature dafür sucht, wird allerdings schnell ernüchtert aufgeben müssen. Randnummern sind bei Microsoft Word nicht vorgesehen.
Jedenfalls vordergründig nicht. Die Funktionsvielfalt des Programms stellt aber natürlich alles bereit, um das Einfügen von Randnummern doch einigermaßen komfortabel realisieren zu können.
Lösungsansatz
Im Folgenden erläutere ich kurz eine der möglichen Lösungen des Problems und stelle für alle Interessierten auch den VBA-Code zur Verfügung. Ich bin mir bewusst, dass der Code nicht alle Anwendungsfälle abdeckt. Immerhin wird aber der Weg gewiesen, auf dem man an die Lösung auch anderer Anwendungs-Szenarien herangehen kann.
Woher und wohin?
Randnummern verweisen auf Inhalte. In aller Regel auf den Absatz der Kolumne, an deren Anfang sie stehen. Mitunter auch auf Teile eines Absatzes. Sie sind auf dem ansonsten unbedruckten Rand links oder rechts neben der Kolumne angeordnet. Damit ist einiges gesagt: Randnummern können auf dem rechten oder linken Seitenrand platziert sein, am Anfang oder irgendwo innerhalb des Absatzes.
Realisierung mit VBA
Mein Ansatz ist es, die Randnummern mit Hilfe von Makros auf Textfelder zu platzieren, die im ansonsten unbedruckten Randbereich links und rechts neben der Textkolumne angeordnet werden. Um die Nummerierung muss sich der Benutzer dabei nicht kümmern. Mit der Platzierung der Randnummer wird eine Feldfunktion eingefügt und gleichzeitig für die konsequente Aktualisierung aller zuvor eingefügten Nummern gesorgt. Die Nummerierung richtet sich damit nach dem Auftreten im Dokument, ohne dass sich der Benutzer darum kümmern muss.
Die vertikale Position der Randnummer richtet sich nach der Position der Einfügemarke zum Zeitpunkt des Makro-Aufrufs.
Also einfach den Cursor an den Anfang der Textstelle setzen, auf den sich der Verweis beziehen soll und Randnummer setzen. Dazu habe ich im Menüband unter der Registerkarte „Einfügen“ zwei Verweise auf die Makros in der Gruppe „RandNummern“ vorgesehen.
Alles Weitere sollte sich aus dem VBA-Code erschließen lassen. Die Word-Datei mit dem Code kann hier heruntergeladen werden, Viel Spaß beim Durcharbeiten und vor allem bei der Weiterentwicklung! Wie immer freue ich mich auf Ihr feedback.
Arbeitszeiten erfassen in Excel – Teil 1
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit seiner Rechtsprechung schon wiederholt Aufruhr in der Dogmatik des bundesdeutschen Arbeitsrechts und Handlungsbedarf des Bundesgesetzgebers ausgelöst. Zum Beispiel im Urlaubsrecht. Der Aufreger des Jahres 2019 war eine Entscheidung der Großen Kammer vom 14.05.2019 (C-55/18), nach der die Mitgliedsstaaten angehalten sind, innerstaatliche Normen zu schaffen, welche den Arbeitgeber dazu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit welchem die von seinem Beschäftigten geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden könne.
Die Diskussion über die Tragweite dieser Entscheidung ist alles andere als abgeschlossen. Insbesondere ist derzeit noch nicht abzusehen, welche Konsequenzen der Bundesgesetzgeber im Bereich des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) aus ihr ziehen wird.
Dieser Beitrag verfolgt nicht das Anliegen, Antworten auf die Rechtsfragen zu geben, welche durch die Entscheidung des EuGH aufgeworfen oder angestoßen worden sind.
Statt dessen soll bis zur Klärung des inhaltlichen Dokumentationsbedarfs (Umfang der täglichen Arbeitszeit, Pauseneinhaltung, Ruhezeit etc.) , der Anforderungen an Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit des Erfassungssystems und der personellen Zuordnung der Dokumentationsverantwortung ein einfaches auf Excel basiertes System zur Verfügung gestellt werden, das die Dokumentation in Echtzeit ermöglicht. Ohne durch technische Kontrolleinrichtungen vermittelte Richtigkeitsgewähr, ohne Überwachungsfunktion, ohne Aussagegehalt zu Vergütungsrelevanz und Kongruenz mit welchen individuellen Arbeitszeitmodellen auch immer.
Inspiriert zu dieser Lösung hat mich eine vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Verfügung gestellte App mit dem Namen „Einfach erfasst“. Das BMAS hat leider den Support eingestellt, so dass der Download auf den üblichen Wegen nicht mehr möglich ist. Wer sich über die Gründe für diese Entscheidung informieren will, mag auf der Website des Ministeriums nachlesen. Für Nutzer von Android sollte es aber trotzdem möglich sein, das APK (Android Package Kit) für die App noch eine Weile an anderer Stelle zu finden und von dort zu installieren. Wie man das anfängt, zeigt der nachfolgende Screenshot.
Auch zur App selbst noch ein paar Screenshots:
Die von mir entwickelte Lösung basiert allein auf Excel und läuft auf dem Rechner (nicht auf dem Smartphone). Der Download-Link findet sich am Ende dieses Beitrags.
Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt über die Schaltflächen im Tabellen-Kopf:
Das System erzeugt Datensätze, die durch ihr Datum und den Wochenarbeitstag individualisiert werden. Durch Klicken auf „Neuer Arbeitstag“ wird automatisch ein neuer Arbeitstag mit dem aktuellen Datum angelegt. Die weiteren Schaltflächen bewirken, was ihre Beschriftung erwarten lässt: Sie erfassen Beginn und Ende von Arbeits- und Pausenzeiten und zwar gleichfalls jeweils automatisch.
Dabei gibt es eine Reihe von Interaktionen, die Fehleingaben vermeiden sollen. Sie machen sich durch Meldungen bemerkbar.
So produziert die Tabelle kontinuierlich Datensätze mit Arbeits- und Pausenzeiten, mitunter mehrere für jeden Tag, die den Dokumentationsanforderungen genügen dürften. Eine tageweise Zusammenfassung leistet die Arbeitsmappe nicht. Das ist aber auch nicht ihre Intention. Wer eine solche Auswertung durchführen will, verfügt aber nun über das erforderliche Rohmaterial, dessen Auswertung für Excel ein Kinderspiel ist. Wie das funktioniert, soll ein weiterer Beitrag erläutern.
Feiertagsberechnung in Excel
Wer mit Excel schon einmal die Funktion NETTOARBEITSTAGE() verwendet hat oder verwenden wollte, kennt das Problem. Ergebniswert der Funktion ist die Zahl der Wochentage (Montag bis Freitag), welche in dem Zeitfenster liegen, dessen Grenzen durch die Eingabewerte für Anfangs- und Enddatum bestimmt wird. So gibt die Eingabe von
=NETTOARBEITSTAGE(DATUM(2020;4;11);DATUM(2020;4;21))
den Rückgabewert 7. Daran ist nur so viel richtig, dass im Zeitraum vom 11.04.2020 bis zum 21.04.2020 tatsächlich 7 Wochentage anfallen. Allerdings liegen in diesem Zeitfenster auch der Karfreitag und der Ostermontag. Diese Feiertage müssen der Funktion als weiterer Parameter übergeben werden, damit die Berechnung am Ende stimmt und im Beispielsfall den richtigen Wert 5 zurückgibt.
Was dazu gebraucht wird, ist eine Liste von Feiertagen, die der Funktion übergeben werden kann, damit sie bei der Berechnung der Arbeitstage nicht in Ansatz gebracht werden. Diese Liste kann man natürlich immer wieder „von Hand“ erfassen. Viel eleganter ist die Berechnung der Feiertage mit Excel.
Das ist bei Feiertagen mit festem Kalendertag kein Kunststück. Der Neujahrstag ist ein Beispiel dafür. Mit der Funktion DATUM(2020;1;1) ist er mühelos in Excel darzustellen. Dasselbe gilt bundesweit für den Tag der Arbeit, dem Tag der deutschen Einheit und die beiden Weihnachtsfeiertage, in einzelnen Bundesländern auch das Fest der Heiligen drei Könige am 6. Januar, der Frauentag am 8. März, das Fest Mariä Himmelfahrt am 15. August, der Reformationstag am 31. Oktober und der Allerheiligentag am 1. November.
Schwieriger wird es mit den beweglichen Feiertagen: Karfreitag, Ostermontag, Pfingstmontag, Christi Himmelfahrt und Fronleichnam. Alle diese Tage orientieren sich am Osterdatum: Karfreitag ist 2. Tag vor Ostern, Ostermontag der 1. Tag nach Ostern, Christi Himmelfahrt der 39. Tag nach Ostern, Pfingstmontag der 50. Tag nach dem Ostern und Fronleichnam der 60. Tag nach Ostern. Wann also ist Ostern?
Die vermeintlich einfache Antwort lautet: Am Sonntag nach dem ersten Vollmond im Frühling. So jedenfalls soll es auf dem 1. Konzil von Nicäa im Jahr 325 festgelegt worden sein. Wann aber ist der Tag des ersten Vollmonds im Frühling? Mathematiker haben sich mit Methoden der Berechnung dieses astronomischen Ereignisses über viele Jahrhunderte hinweg beschäftigt. Wer sich einen Überblick über die historische Entwicklung der Ostertagsberechnung verschaffen will, kann bei wikipedia nachlesen. Einer der möglichen Rechenwege stammt aus der Feder des Mathematikers Carl Friedrich Gauß. Mit seinem Gleichungssystem kann man ohne weiteres in Excel das Osterdatum errechnen.
Ich selbst bin nicht etwa so verwegen, das Gauß’sche Rechenwerk erläutern zu wollen. Mir genügt die Feststellung, dass es offenbar funktioniert und der Hinweis darauf, wie man es in Excel umsetzen kann.
Dazu verweise sich auf den Download-Link am Ende dieses Beitrags.
Die Arbeitsmappe enthält drei Tabellenblätter. Auf dem ersten Tabellenblatt kann man eine Jahreszahl eingeben und fünf verschiedenen benutzerdefinierten Funktionen bei der Berechnung des Osterdatums zusehen. Diese stammen von der Seite
https://dbwiki.net/wiki/VBA_Tipp:_Osterdatum_ermitteln
und sind zur gemeinsamen Verwendung auf dem Tabellenblatt nur geringfügig angepasst worden.
Auf dem zweiten Tabellenblatt wird eine Liste von Feiertagen generiert. Der Einfachheit halber habe ich in der Spalte B auch die jeweiligen Formeln angegeben.
Das dritte Tabellenblatt zeigt den Einsatz der Funktion NETTOARBEITSTAGE() mit und ohne Berücksichtigung von Feiertagen.
Druckvorstufe für Powerpoint
In diesem Beitrag befasse ich mich mit der Frage, wie die Folien einer Powerpoint-Präsentation ohne viel Aufwand in ein für den Druck taugliches Format exportiert werden können. Und damit meine ich nicht etwa irgendeinen Weg, die Folien der Präsentation über den Drucker an Ihrem Rechner auszugeben. Das ist kein Kunststück.
Schwieriger wird es und genau darum soll es hier gehen, wenn die Intention dahin geht, die Folien Ihrer Präsentation im professionellen Vierfarben- oder Digitaldruck einzusetzen, sei es, dass ein Tagungsband, ein Faltblatt, ein Handout oder ein Plakat entstehen soll oder einfach irgend ein anderes Printmedium.
PKH-Berechnung mit Excel
Über viele Jahre hinweg habe ich selbst meine PKH-Berechnungen mit dem Programm „PKH-fix“ abgewickelt und mit Bedauern auf die Mitteilung von Andreas Kleingünther reagiert, dass er die Anwendung über den Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes zur Änderung des Prozesskostenhilfe- und Beratungshilferechts (01.01.2014) hinaus nicht weiterentwickeln wollte. Im Jahr 2014 habe ich mich dann noch mehr schlecht als recht mit seiner Excel-Tabelle beholfen. Seit 2015 arbeite ich mit einer eigenen Excel-Lösung. Sie ist über die Jahre hinweg von mehreren Nutzern intensiv getestet und von zahlreichen Unzulänglichkeiten befreit worden.
Ich denke, dass die Zeit reif ist, sie einem größeren Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen. Dieser Beitrag soll die Funktionsweise erläutern und zur Weiterentwicklung anregen.
Was ist PKHBerechnungAktuellPlus?
Ich habe die Excel-Arbeitsmappe zur Berechnung von PKH-Raten ursprünglich unter Microsoft Office 2010 entworfen und zuletzt mit Microsoft Office 2019 weiterentwickelt, so dass ich davon ausgehe, dass der Export in frühere oder spätere Versionen von Excel problemlos möglich sein sollte. Die Datei stellt eine Excel-Vorlage mit Makros dar und gehört daher eigentlich in den voreingestellten Pfad für Excel-Vorlagen. Es ist aber auch möglich, sie von einem beliebigen Speicherort aus zu starten. Dazu ist ein Rechtsklick erforderlich und die Auswahl der Funktion „Neu“.
Die Excel-Arbeitsmappe enthält eine Reihe von benutzerdefinierten Funktionen und Makros, so dass ich sie über eine externe Seite zum download bereitstelle. Die Einzelheiten zur Einrichtung finden sich im Abschnitt Download am Ende dieses Beitrags.
Wie kann man die Berechnung starten?
Wie so oft bei Windows gibt es mehr als einen Weg. Empfehlenswert ist allerdings, zunächst Excel zu starten und über den Dialog „Datei-Neu“ die der Vorlage entsprechende Arbeitsmappe für jeden Anwendungsfall neu zu erzeugen. Damit wird nämlich sichergestellt, dass der Ausgangszustand erhalten bleibt und die benutzerdefinierten Funktionen und Makros nicht verloren gehen. Wenn die Rechts-Klick-Funktion der Maus zum Starten genutzt werden soll, ist aus demselben Grund zu empfehlen die Option „Neu“ statt „Öffnen“ zu verwenden.
Überblick über die Bedienung
Die ersten fünf Tabellenblätter („A-D“ bis „I-J“) sind für die Dateneingabe vorgesehen. Die Beschriftung der Register entspricht den Abschnitten des aktuellen Vordrucks über die Angaben zu den persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen. Alles, was in aller Regel für die Ratenberechnung nicht benötigt wird, habe ich einfach weggelassen.
Das Ergebnis der Berechnung und der gesamte Rechenweg landen auf dem Tabellenblatt „Auswertung“. Hier finden sich auch die Schaltflächen für das Kopieren des Rechenwerks zur Weiterverwendung etwa in Word-Dokumenten.
Im Tabellenblatt „115 IV“ wird die Vergleichsberechnung nach § 115 Abs. 4 ZPO durchgeführt. Erforderlich ist dafür eine Angabe des Streitwerts. Daraus werden die voraussichtlichen Kosten des Rechtsstreits berechnet und zu den Beiträgen ins Verhältnis gesetzt, die der Antragsteller, zum einem aus seinem Vermögen (Registerblatt „G“) und zum anderen aus seinem Einkommen (vier Monatsraten) zu berappen hat. Übersteigt der Eigenbeitrag die voraussichtlichen Kosten des Rechtsstreits, ist die Prozesskostenhilfe zu versagen.
Die jeweils aktuellen Freibeträge sind in dem letzten Tabellenblatt „Freibeträge“ verortet. Ändern sich die Freibeträge, müssen diese hier nachgetragen werden. Das Datum der erstmaligen Anwendung des neuen Freibetrags muss in den Tabellenkopf eingetragen werden.
Eingaben
In aller Regel wird das Ergebnis einer jeden Eingabe sofort auf der Eingabeseite selbst und auf dem Tabellenblatt „Auswertung“ sichtbar. Eine Ausnahme bilden die Eingaben zu den Unterhaltsfreibeträgen, wo die Ergebnisse erst zugänglich gemacht werden, wenn die Angaben zu Namen, Geburtsdatum und Verwandtschaftsverhältnis vollständig sind.
Ergebnisse
Ergebnis und Rechenweg werden auf der Tabellenseite „Auswertung“ angezeigt. Die beiden Schaltflächen haben eine Doppelfunktion. Sie bestimmen nicht nur die Darstellungsvariante sondern kopieren das Ergebnis auch in die Zwischenablage. Von dort aus kann das Rechenwerk an anderer Stelle (z.B. in ein Word-Dokument) eingefügt werden. Dazu muss man im Ziel-Dokument den Einfügen-Dialog aufrufen, etwa durch Klicken auf die rechte Maustaste oder die Menüfunktion „Inhalte einfügen“ unter „Bearbeiten“. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination STRG+V.
Die Tabellenvorlage kennt die Freibeträge der Jahre 2014 bis 2020. Wird im Tabellenblatt „A-D“ in der Zelle C4 („Entscheidungsdatum“) kein Eintrag vorgenommen, legt die Excel-Tabelle die am Tag der Berechnung geltenden Beträge zugrunde. Dies dürfte in aller Regel der Bestimmung des § 115 Abs. 1 Satz 4 ZPO entsprechen. Will man stattdessen eine Berechnung mit einem anderen Entscheidungsdatum vornehmen, ist eine Angabe beim Entscheidungsdatum erforderlich.
Platz für die künftigen Freibeträge ist auf dem Tabellenblatt „Freibeträge“ in den Spalten ab „J“ vorgesehen.
Download
WordPress misstraut Dokumenten mit Makros. Daher stelle ich die Excel-Arbeitsmappe über eine externe Seite zum download bereit. Genau genommen handelt es sich um um zwei verschiedene Varianten. „PKHBerechnungAktuellPlus“ stellt den letzten Stand der Entwicklung dar und umfasst auch die neu hinzugefügte Funktion der Vergleichsberechnung nach § 115 Abs. 4 ZPO. Diese Funktion befindet sich noch in der Test-Phase. Wer sich die etwaigen bugs nicht antun will, ist gut beraten, die ausführlich getestete Version „PKHBerechnungAktuell“ zu benutzen. Wer bei der Einrichtung auf Probleme stoßen sollte, ist herzlich dazu eingeladen, sich über die Kommentarfunktion bei mir zu melden.
Updaten in das Jahr 2021
Mit dem Beginn des Jahres 2021 sind nicht nur neue Freibeträge in Kraft getreten sondern auch ein neues Gebührenrecht. Es war daher an der Zeit, die Tabellenvorlagen zu überarbeiten. Die auf den Stand des 01.01.2021 gebrachten Excel-Tabellen können nun mit den nachfolgenden Links heruntergeladen werden.
Wie immer möchte ich nicht ausschließen, dass sich der eine oder andere Fehler eingeschlichen haben könnte. Ich bitte daher alle Nutzer um sorgfältige Prüfung und Rückmeldung über die Kommentarfunktion, wenn Anlass dazu besteht, noch einmal Hand anzulegen. Herzlichen Dank dafür!
Zeitabschnitte im Vergleich
In diesem Beitrag geht es um den Vergleich von Zeitabschnitten. Oder genauer gesagt darum, den Bereich der Überschneidung von zwei Zeitabschnitten zu bestimmen. Wo braucht man denn sowas?
Beispielsweise dann, wenn man im arbeitsrichterlichen Dezernat divergierenden Parteivortrag zu Arbeitszeiten auf der Maß der Übereinstimmung hin untersuchen will: Welche Zeitabschnitte sind streitig bzw. unstreitig? Wer will da schon, vielleicht über Monate oder gar Jahre hinweg, Position für Position durchgehen und die streitigen Zeitabschnitte von den unstreitigen auseinanderlesen?
Oder kurz mal klären, inwieweit Arbeitszeiten in einer tabellarischen Aufstellung in die Nachtzeit fallen und daher Nachtarbeitszuschläge auslösen.
Oder bei der Entschädigung von Zeugen oder ehrenamtlichen Richtern für Verdienstausfall nach den Bestimmungen des JVEG die Überschneidung des Zeitraums ihrer Heranziehung mit ihrer individuellen Arbeitszeit bestimmen.
Oder die Zuordnung von Fehlzeiten zu Kalenderwochen oder Quartalen vornehmen.
Zeitüberschneidung mit Excel berechnen
Excel stellt für die Berechnung von Zeitüberschneidungen keine eigene Funktion zur Verfügung, so dass eine benutzerdefinierte Funktion entwickelt werden muss, mit der die Berechnung vorgenommen werden kann.
Dabei muss man sich zunächst klar machen, dass jeder der in die Berechnung einbezogenen Zeitabschnitte selbst durch zwei Zeitangaben (Beginn und Ende) definiert ist. Dasselbe gilt natürlich auch für das Berechnungsergebnis. Der Funktion müssen daher vier Parameter übergeben werden: Beginn und Ende des ersten Zeitabschnitts sowie Beginn und Ende des zweiten Zeitabschnitts.
Als Berechnungsergebnis soll die Funktion auch wieder ein Wertepaar liefern, nämlich Beginn und Ende des Überschneidungszeitraums. Funktionen liefern allerdings immer nur einen Rückgabewert, so dass die Berechnung von Beginn und Ende in zwei Durchgängen erfolgen und der Funktion auch noch jeweils über einen weiteren Parameter mitgeteilt muss, ob gerade Beginn oder Ende berechnet werden soll.
Aber damit noch nicht genug! Was soll eigentlich passieren, wenn sich die beiden Zeitabschnitte gar nicht decken? Auch für diesen Fall muss ein Rückgabewert für Beginn und Ende vorgesehen werden.
Implementierung der Funktion
Zur Programmierung einer benutzerdefinierten Funktion muss in der Registerkarte „Entwicklertools“ in der Gruppe „Code“ über die Schaltfläche „Visual Basic“ der VBA-Editor geöffnet, ein Modul angelegt und das Code-Fenster geöffnet werden. Wie das alles funktioniert, habe ich in dem Beitrag „Excel berechnet Wertgebühren nach RVG“ schon einmal beschrieben. Dort kann man auch nachlesen, was zu tun ist, damit der Code beim Speichern der Arbeitsmappe erhalten bleibt.
Den Code der benutzerdefinierten Funktion findet man hier. Die Funktion hat den Namen „ZeitDeckung()“ und greift selbst auf die weiteren Funktionen „maxof2()“ und „minof2()“ zurück. Der Funktion „ZeitDeckung()“ werden insgesamt fünf Parameter übergeben. Vier davon (Parameter 2 bis 5) entfallen auf die Begrenzungswerte der beiden Zeitabschnitte. Im Parameter 1 können nur die Werte „u“ und „o“ übergeben werden. Durch sie wird bestimmt, ob die Untergrenze der Zeitüberschneidung zurückgegeben wird oder die Obergrenze. Überschneiden sich die beiden Zeiträume nicht, wird als Unter- und Obergrenze jeweils der Wert 0 zurückgegeben.
Anwendung der Funktion
Wie man die benutzerdefinierte Funktion einsetzt, zeigt der nachfolgende Screenshot.
Tür auf für Entwickler!
Gehe ich recht in der Annahme, dass die meisten meiner Leser sich vielleicht noch nie zu den Entwicklertools von Word und/oder Excel verirrt haben? Und möglicherweise auch nicht glauben, dass es hilfreich sein könnte, in dieses Terrain vorzustoßen? Wer allerdings die Möglichkeiten von Word und Excel ausschöpfen oder einfach nur die Beispiele aus den Beiträgen meines Blogs nachvollziehen will, sollte einmal einen Blick hierhin riskieren. Dazu sind als einmalige Vorbereitung einige Handgriffe nötig, die ich nachfolgend erläutern möchte.
Entwicklertools im Menüband einblenden
In der Standardinstallation sind die Entwicklertools weder in Excel noch in Word zu sehen. Um sie einzublenden, ist wie folgt vorzugehen:
- Als erstes führt man mit dem Mauszeiger irgendwo auf dem Menüband einen Rechtsklick aus und wählt aus dem Kontextmenü den Eintrag „Menüband anpassen“ durch Anklicken aus.
- Im nachfolgend dargestellten Dialog wird im rechten Fenster bei der Haupregisterkarte „Entwicklertools“ ein Haken gesetzt.
- Das Ganze muss jetzt nur noch mit einem Klick auf „OK“ bestätigt werden und schon sind die Entwicklertools über die gleichnamige Hauptregisterkarte zu errechen.
Jetzt steht die weitere Registerkarte „Entwicklertools“ zur Verfügung, die über die erste Schaltfläche „Visual Basic“ in der Gruppe „Code“ den Zugang zum VBA-Editor eröffnet. Wer einmal sehen will, wie es dort aussieht:
Bevor man nun mit der Eingabe von Code für benutzerdefinierte Funktionen oder Makros beginnen kann, muss ein Speicherort dafür angelegt werden. Dazu wird ein sogenanntes Modul eingefügt. Dafür kann man entweder die dafür vorgesehene Schaltfläche nutzen:
… oder den Befehl „Einfügen-Modul“. Jetzt sieht der VBA-Editor so aus:
Das große Fenster auf der rechten Seite ist nun für die Eingabe von Code bereit. Aber keine Bange! Ich fange jetzt nicht an dieser Stelle an, die vielfältigen Möglichkeiten des VBA-Editors und der Programmierung in VBA zu erläutern. Wenn etwas davon gebraucht wird, komme ich auf sie zurück. Vorerst wird es nur darum gehen, Code hier hineinzukopieren, den in ich in meinen Beiträgen zur Verfügung stelle und das Ganze abschließend durch Klicken auf das Disketten-Symbol oder den Befehl „Datei-Speichern“ zu speichern.
Excel berechnet Gebühren aus dem Streitwert
Immer wieder ist zu hören: „Wertgebühren berechnet man nicht, die kann man doch nachschlagen. Stimmt! Aber dann muss man halt auch nachschlagen, statt Excel die Berechnung zu überlassen und sich selbst statt dessen den viel spannenderen Rechtsfragen der Gebührenberechnung zu widmen. Ich halte das für außerordentlich bedauerlich, weil mit einigen wenigen benutzerdefinierten Funktionen, die aus dem Gegenstandswert die Gebühren nach dem RVG und dem GKG errechnen, vieles einfacher und eleganter gehen könnte. Und zwar ganz ohne großes Hexenwerk.
Die Rechenformeln stehen im Gesetz
Ja, ganz richtig gehört. Es geht darum in Excel Funktionen anzubieten, denen als Parameter jeweils der Streitwertbetrag übergeben wird und die als Ergebnis den Betrag der einfachen RVG-Gebühr, der PKH-Gebühr oder der Gebühr nach dem GKG zurückgeben. Etwa so:
Natürlich gehören die Funktion „rvg()“ noch nicht zum Standard-Repertoire von Excel. Und auch nicht die Funktionen pkh() oder gkg(). Aber das lässt sich mit der Definition benutzerdefinierter Funktionen schnell ändern. Alles was man dazu braucht sind die Rechenformeln und etwas Wissen über benutzerdefinierte Funktionen.
Die Rechenformeln zur Berechnung der jeweiligen Wertgebühren stehen in §§ 13 und 49 RVG und in § 34 GKG. Darüber müssen wird uns also schon mal keine größeren Gedanken machen.
Benutzerdefinierte Funktion in Excel erstellen
Excel verfügt über mehrere hundert Funktionen für ganz unterschiedliche Einsatzzwecke. Um diese soll es hier aber nicht gehen. Funktionen zur Berechnung von Gebühren nach RVG und GKG sind nämlich im Standard-Repertoire von Excel nicht vorgesehen. Das ist auch gar kein Problem. Denn Excel ermöglicht die Erweiterung des Funktionenkatalogs um benutzerdefinierte Funktionen. Wie das funktioniert, werde ich nachfolgend erläutern.
Die Definition einer benutzerdefinierten Funktion erfolgt in VBA. Was das ist? VBA steht für Visual Basic for Applications, eine objektorientierte Programmiersprache, die zum Bordwerkzeug von Excel, Word und weiteren Mitgliedern der Office-Familie gehört. Zugang zu VBA erhalten wir sowohl in Excel wie auch in Word über die Registerkarte „Entwicklertools“, die man in der Standardinstallation nicht zu sehen bekommt, die man aber sehr einfach in das Menüband integrieren kann. Wie das funktioniert, habe ich in meinem Beitrag „Tür auf für Entwickler“ erläutert.
Die benutzerdefinierte Funktion braucht einen Speicherort. Dafür bietet sich eine „Excel Arbeitsmappe mit Makros“ oder eine „Excel Vorlage mit Makros“ an. Zur Vorbereitung der Entwicklung unserer benutzerdefinierten Definitionen rvg(), pkh() und gkg() ist es daher erforderlich, Excel zu starten und die standardmäßig erzeugte leere Arbeitsmappe über den Dialog „Datei Speichern unter“ mit einem selbsterklärenden Namen (vielleicht „MeineFunktionen“) versehen als einer der beiden oben genannten Dateitypen abzuspeichern. Bei einer Entscheidung für den Dateityp „Excel Vorlage mit Makros“ sollte die Speicherung in dem Standardverzeichnis für Ihre Excel-Vorlagen erfolgen.
Wohin mit dem Code für die Funktionen
Nach Abschluss all dieser Vorarbeiten kann jetzt mit dem eigentlichen Definieren der Funktionen begonnen werden. Aber keine Bange, keiner muss hier selbst programmieren. Den fertigen Code stelle ich zur Verfügung. Nur wohin damit? Dazu einfach der nachfolgenden Anleitung folgen:
- Erst einmal wird die Registerkarte „Entwicklertools“ ausgewählt und dort in der Gruppe „Code“ die Schaltfläche „Visual Basic“ geklickt. Es öffnet sich der VBA-Editor, der ungefähr so aussieht wie auf dem Screenshot 1
- Im nächsten Schritt muss ein neues Modul angelegt werden. Dazu in der Symbolleiste in der Auswahl gleich rechts neben dem Excel-Icon die Option „Modul“ auswählen (Screenshot 2). Dieses Modul erscheint jetzt auch im Projekt-Explorer (Das ist das Fenster links oben.). Gleichzeitig öffnet sich auf der rechten Seite das Code-Fenster. Hier kommt der Code der Funktionen rvg(), pkh() und gkg() hin.
- Den Code der Funktionen findet man im Anhang zu diesem Beitrag.
- Also: Code kopieren und im Code-Fenster einfügen (Screenshot 3).
- Datei Speichern durch Klicken auf das Disketten-Icon, zurück zur Arbeitsmappe (Klicken auf das Excel-Icon bzw. den Eintrag auf der Taskleiste oder durch den Befehl „Schließen und zurück zu Microsoft Excel“ im Datei-Menü) und schon kann es los gehen.
Screenshot 1
Screenshot 2
Screenshot 3
Der Einsatz der Funktionen
Der Einsatz der benutzerdefinierten Funktionen ist denkbar einfach und soll hier beispielhaft an der Funktion rvg() erläutert werden. Man setzt die Funktion mit dem führenden Gleichheitszeichen in die Zelle, wo das Funktionsergebnis am Ende stehen soll und übergibt ihr den Höhe des Streitwerts entweder als festen Wert oder als Bezug auf eine andere Zelle.
=rvg(2500)
=rvg (A2)
Als Ergebnis wird der einfache Wert ausgegeben. Natürlich kann damit ganz normal weiter gerechnet werden. Wird etwa die 1,3-fache Gebühr benötigt, dann lautet die Formel:
=rvg(2500)*1,3
=rvg(A2)*1,3
Damit lässt sich die Funktion sehr rasch und einfach nachvollziehbar in die komplexesten Berechnungen einbeziehen. Dabei denke ich vor allen an die Kosten- und Gebührenfestsetzung und den Kostenausgleich. Aber beispielsweise auch bei der Berechnung nach § 115 Abs. 4 ZPO kann ich mir den Einsatz der Funktionen vorstellen. Natürlich neben anderen benutzerdefinierten Funktionen, mit denen wir uns später noch befassen werden. Auf Ihr Feedback freue ich mich.
Anhang
Den Code für die Kostenfunktionen findet man hier. Wer gleich die komplette Arbeitsmappe mit dem Code herunterladen will, wird hier fündig.
Und wieder mal geht’s bergauf
Seit ein paar Tagen ist der Referenten-Entwurf des BMJV für ein Kostenrechtsänderungsgesetz 2021 (KostRÄG 2021) auf dem Markt. Ich werde mich alsbald daran machen, die neuen Kostenformeln in Excel anzulegen, damit jedermann sich ein Bild machen kann, wie die geplanten Änderungen sich auswirken werden.
Um es vorweg zu nehmen, die neuen Formeln zeigen, dass der Entwurf auch bei den Gebühren hält, was er verspricht: Es gibt einen Aufschlag im Umfang von 10 Prozent. Wer sich das schon heute einmal ansehen will, kann sich die Arbeitsmappe mit den neuen benutzerdefinierten Funktionen rvgneu(), pkhneu() und gkgneu() hier herunterladen. Wie immer freue ich mich auf Ihr feedback.
Quick&Easy: Rechnen in Word
Der versteckte Taschenrechner in Microsoft Word
Eigentlich wollte ich ja mit Excel anfangen. Aber wenn ich ganz ehrlich bin, dann laufen bei mir doch viele Berechnungen der täglichen Arbeit in Word ab. Es gibt dazu ein Feature, das einfach und schnell zu bedienen ist und sich nahtlos in die Textverarbeitung einfügt.
Wenig bekannt ist, dass in Microsoft Word eine komfortable Rechenfunktion integriert ist, die man leider in der Standardinstallation nicht zu sehen bekommt. Man kann sie aber mit wenigen Mausklicks in das Menüband einbauen und dann jeweils bei Bedarf über die Schältfläche „Extras Berechnen“ nutzen. Das klingt vielleicht erst einmal ein wenig kompliziert, ist aber tatsächlich ohne Vorkenntnisse in wenigen Minuten zu bewerkstelligen.
Rechenfunktion in das Menüband integrieren
- Als erstes führt man mit dem Mauszeiger irgendwo auf dem Menüband einen Rechtsklick aus und wählt aus dem Kontextmenü den Eintrag „Menüband anpassen“ durch Anklicken aus.
- Im nachfolgend dargestellten Dialog wird in der Rubrik „Befehle auswählen“ die Möglichkeit „Alle Befehle“ ausgewählt.
- In dem linken Fenster werden nun alle in Word verfügbaren Kommandos gezeigt. Also auch all diejenigen, die in der Standardinstallation auf dem Menüband fehlen. Hier muss nun man bis zum Eintrag „Extras Berechnen“ herunter scrollen und darauf achten, dass dieser Eintrag den Fokus hat und behält.
- Im nächsten Schritt muss festgelegt werden, wo das Kommando im Menüband erscheinen soll. Das funktioniert erst dann, wenn man eine benutzerdefinierte Gruppe angelegt hat. Dazu sucht man sich im rechten Fenster eine der Hauptregisterkarten (vielleicht: „Einfügen“ oder „Start“) aus und klickt anschließend nacheinander auf die Schaltflächen „Neue Gruppe“ und danach auf „Umbenennen“, um der neuen Gruppe gleich einen selbsterklärenden Namen (vielleicht: Berechnung) zu verpassen (Screenshot 1)
- Nun kann das Kommando „Extras Berechnen“ durch Klicken auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ in die neue Gruppe übernommen werden. Bitte dabei darauf achten, dass der Fokus im linken Fenster noch auf dem Kommando „Extra Berechnen“ und im rechten Fenster auf der neu eingefügten Gruppe liegt (im Beispiel: „Berechnen (benutzerdefiniert)“; siehe dazu: Screenshot 2).
- Perfekt wird der Import des Neuen Kommandos dadurch, dass man ihm noch ein passendes Icon verpasst. Dazu nochmals auf die Schaltfläche „Umbenennen“ und das Icon mit dem Taschenrechner auswählen (Screenshot 3).
Screenshot 1
Screenshot 2
Screenshot 3
Die Anwendung der Rechenfunktion
So! Wer auch immer sich bis hierher durchgearbeitet hat, kann sich erst einmal gelassen zurücklehnen. Die einmalig abzuwickelnden Vorarbeiten sind nämlich jetzt abgeschlossen. Ab sofort steht die Funktion „Extras Berechnen“ über eine passende Schaltfläche zur Verfügung.
Die Anwendung ist denkbar einfach:
- Term für die Berechnung, also etwa den Text „7500/65*16“, einfach eintippen.
- Term markieren.
- Auf die Schaltfläche des Kommandos „Extras Berechnen“ klicken. Ab jetzt befindet sich das Berechnungsergebnis in der Zwischenablage
- Einfügen des Inhalts der Zwischenablage, wo auch immer das Berechnungsergebnis gewünscht wird.
Grundrechenarten und mehr
Die Rechenfunktion beherrscht natürlich die Grundrechenarten:
2376,79+2481,12+2410,55
8386,68-1956,89
111,82*17,5
7268,46/65
Dabei muss als Operator für die Multiplikation das „*“ für die Division das „/“ gesetzt werden. Kommazahlen erhalten tatsächlich ein Komma, nicht den Dezimalpunkt. Multiplikationen und Divisionen haben Vorrang vor Additionen und Subtraktionen . Aber natürlich können Klammern gesetzt werden.
(2376,79+2481,12+2410,55)/65*5
Lässt man die Operatoren zwischen den Zahlen weg, unterstellt die Funktion, dass addiert werden soll.
14 23 43 56 ergibt als Ergebnis 136
„Der Beklagte hat 200,00 € bezahlt und später nochmals 170,00 €“ ergibt als Ergebnis „370,00 €“
Herzlichen Dank an diejenigen, welche bis an diese Stelle durchgehalten haben und viel Spaß beim Rechnen in Microsoft Word!
errechnetdoch 