Excel – errechnetdoch

PKH-Berechnung mit Excel

Über viele Jahre hinweg habe ich selbst meine PKH-Berechnungen mit dem Programm „PKH-fix“ abgewickelt und mit Bedauern auf die Mitteilung von Andreas Kleingünther reagiert, dass er die Anwendung über den Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes zur Änderung des Prozesskostenhilfe- und Beratungshilferechts (01.01.2014) hinaus nicht weiterentwickeln wollte. Im Jahr 2014 habe ich mich dann noch mehr schlecht als recht mit seiner Excel-Tabelle beholfen. Seit 2015 arbeite ich mit einer eigenen Excel-Lösung. Sie ist über die Jahre hinweg von mehreren Nutzern intensiv getestet und von zahlreichen Unzulänglichkeiten befreit worden.

Ich denke, dass die Zeit reif ist, sie einem größeren Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen. Dieser Beitrag soll die Funktionsweise erläutern und zur Weiterentwicklung anregen.

Registerblatt „A-D“ in PKHBerechnungAktuellPlus

Was ist PKHBerechnungAktuellPlus?

Ich habe die Excel-Arbeitsmappe zur Berechnung von PKH-Raten ursprünglich unter Microsoft Office 2010 entworfen und zuletzt mit Microsoft Office 2019 weiterentwickelt, so dass ich davon ausgehe, dass der Export in frühere oder spätere Versionen von Excel problemlos möglich sein sollte. Die Datei stellt eine Excel-Vorlage mit Makros dar und gehört daher eigentlich in den voreingestellten Pfad für Excel-Vorlagen. Es ist aber auch möglich, sie von einem beliebigen Speicherort aus zu starten. Dazu ist ein Rechtsklick erforderlich und die Auswahl der Funktion „Neu“.

Die Excel-Arbeitsmappe enthält eine Reihe von benutzerdefinierten Funktionen und Makros, so dass ich sie über eine externe Seite zum download bereitstelle. Die Einzelheiten zur Einrichtung finden sich im Abschnitt Download am Ende dieses Beitrags.

Wie kann man die Berechnung starten?

Wie so oft bei Windows gibt es mehr als einen Weg. Empfehlenswert ist allerdings, zunächst Excel zu starten und über den Dialog „Datei-Neu“ die der Vorlage entsprechende Arbeitsmappe für jeden Anwendungsfall neu zu erzeugen. Damit wird nämlich sichergestellt, dass der Ausgangszustand erhalten bleibt und die benutzerdefinierten Funktionen und Makros nicht verloren gehen. Wenn die Rechts-Klick-Funktion der Maus zum Starten genutzt werden soll, ist aus demselben Grund zu empfehlen die Option „Neu“ statt „Öffnen“ zu verwenden.

Überblick über die Bedienung

Die ersten fünf Tabellenblätter („A-D“ bis „I-J“) sind für die Dateneingabe vorgesehen. Die Beschriftung der Register entspricht den Abschnitten des aktuellen Vordrucks über die Angaben zu den persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen. Alles, was in aller Regel für die Ratenberechnung nicht benötigt wird, habe ich einfach weggelassen.

Das Ergebnis der Berechnung und der gesamte Rechenweg landen auf dem Tabellenblatt „Auswertung“. Hier finden sich auch die Schaltflächen für das Kopieren des Rechenwerks zur Weiterverwendung etwa in Word-Dokumenten.

Im Tabellenblatt „115 IV“ wird die Vergleichsberechnung nach § 115 Abs. 4 ZPO durchgeführt. Erforderlich ist dafür eine Angabe des Streitwerts. Daraus werden die voraussichtlichen Kosten des Rechtsstreits berechnet und zu den Beiträgen ins Verhältnis gesetzt, die der Antragsteller, zum einem aus seinem Vermögen (Registerblatt „G“) und zum anderen aus seinem Einkommen (vier Monatsraten) zu berappen hat. Übersteigt der Eigenbeitrag die voraussichtlichen Kosten des Rechtsstreits, ist die Prozesskostenhilfe zu versagen.

Die jeweils aktuellen Freibeträge sind in dem letzten Tabellenblatt „Freibeträge“ verortet. Ändern sich die Freibeträge, müssen diese hier nachgetragen werden. Das Datum der erstmaligen Anwendung des neuen Freibetrags muss in den Tabellenkopf eingetragen werden.

Eingaben

In aller Regel wird das Ergebnis einer jeden Eingabe sofort auf der Eingabeseite selbst und auf dem Tabellenblatt „Auswertung“ sichtbar. Eine Ausnahme bilden die Eingaben zu den Unterhaltsfreibeträgen, wo die Ergebnisse erst zugänglich gemacht werden, wenn die Angaben zu Namen, Geburtsdatum und Verwandtschaftsverhältnis vollständig sind.

Ergebnisse

Ergebnis und Rechenweg werden auf der Tabellenseite „Auswertung“ angezeigt. Die beiden Schaltflächen haben eine Doppelfunktion. Sie bestimmen nicht nur die Darstellungsvariante sondern kopieren das Ergebnis auch in die Zwischenablage. Von dort aus kann das Rechenwerk an anderer Stelle (z.B. in ein Word-Dokument) eingefügt werden. Dazu muss man im Ziel-Dokument den Einfügen-Dialog aufrufen, etwa durch Klicken auf die rechte Maustaste oder die Menüfunktion „Inhalte einfügen“ unter „Bearbeiten“. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination STRG+V.

Die Tabellenvorlage kennt die Freibeträge der Jahre 2014 bis 2020. Wird im Tabellenblatt „A-D“ in der Zelle C4 („Entscheidungsdatum“) kein Eintrag vorgenommen, legt die Excel-Tabelle die am Tag der Berechnung geltenden Beträge zugrunde. Dies dürfte in aller Regel der Bestimmung des § 115 Abs. 1 Satz 4 ZPO entsprechen. Will man stattdessen eine Berechnung mit einem anderen Entscheidungsdatum vornehmen, ist eine Angabe beim Entscheidungsdatum erforderlich.

Platz für die künftigen Freibeträge ist auf dem Tabellenblatt „Freibeträge“ in den Spalten ab „J“ vorgesehen.

Download

WordPress misstraut Dokumenten mit Makros. Daher stelle ich die Excel-Arbeitsmappe über eine externe Seite zum download bereit. Genau genommen handelt es sich um um zwei verschiedene Varianten. „PKHBerechnungAktuellPlus“ stellt den letzten Stand der Entwicklung dar und umfasst auch die neu hinzugefügte Funktion der Vergleichsberechnung nach § 115 Abs. 4 ZPO. Diese Funktion befindet sich noch in der Test-Phase. Wer sich die etwaigen bugs nicht antun will, ist gut beraten, die ausführlich getestete Version „PKHBerechnungAktuell“ zu benutzen. Wer bei der Einrichtung auf Probleme stoßen sollte, ist herzlich dazu eingeladen, sich über die Kommentarfunktion bei mir zu melden.

PKHBerechnenAktuellPlus

PKHBerechnenAktuell

Updaten in das Jahr 2021

Mit dem Beginn des Jahres 2021 sind nicht nur neue Freibeträge in Kraft getreten sondern auch ein neues Gebührenrecht. Es war daher an der Zeit, die Tabellenvorlagen zu überarbeiten. Die auf den Stand des 01.01.2021 gebrachten Excel-Tabellen können nun mit den nachfolgenden Links heruntergeladen werden.

Wie immer möchte ich nicht ausschließen, dass sich der eine oder andere Fehler eingeschlichen haben könnte. Ich bitte daher alle Nutzer um sorgfältige Prüfung und Rückmeldung über die Kommentarfunktion, wenn Anlass dazu besteht, noch einmal Hand anzulegen. Herzlichen Dank dafür!

PKHBerechnung2021

PKHBerechnungPlus2021

Zeitabschnitte im Vergleich

In diesem Beitrag geht es um den Vergleich von Zeitabschnitten. Oder genauer gesagt darum, den Bereich der Überschneidung von zwei Zeitabschnitten zu bestimmen. Wo braucht man denn sowas?

Beispielsweise dann, wenn man im arbeitsrichterlichen Dezernat divergierenden Parteivortrag zu Arbeitszeiten auf der Maß der Übereinstimmung hin untersuchen will: Welche Zeitabschnitte sind streitig bzw. unstreitig? Wer will da schon, vielleicht über Monate oder gar Jahre hinweg, Position für Position durchgehen und die streitigen Zeitabschnitte von den unstreitigen auseinanderlesen?

Oder kurz mal klären, inwieweit Arbeitszeiten in einer tabellarischen Aufstellung in die Nachtzeit fallen und daher Nachtarbeitszuschläge auslösen.

Oder bei der Entschädigung von Zeugen oder ehrenamtlichen Richtern für Verdienstausfall nach den Bestimmungen des JVEG die Überschneidung des Zeitraums ihrer Heranziehung mit ihrer individuellen Arbeitszeit bestimmen.

Oder die Zuordnung von Fehlzeiten zu Kalenderwochen oder Quartalen vornehmen.

Zeitüberschneidung mit Excel berechnen

Excel stellt für die Berechnung von Zeitüberschneidungen keine eigene Funktion zur Verfügung, so dass eine benutzerdefinierte Funktion entwickelt werden muss, mit der die Berechnung vorgenommen werden kann.

Dabei muss man sich zunächst klar machen, dass jeder der in die Berechnung einbezogenen Zeitabschnitte selbst durch zwei Zeitangaben (Beginn und Ende) definiert ist. Dasselbe gilt natürlich auch für das Berechnungsergebnis. Der Funktion müssen daher vier Parameter übergeben werden: Beginn und Ende des ersten Zeitabschnitts sowie Beginn und Ende des zweiten Zeitabschnitts.

Als Berechnungsergebnis soll die Funktion auch wieder ein Wertepaar liefern, nämlich Beginn und Ende des Überschneidungszeitraums. Funktionen liefern allerdings immer nur einen Rückgabewert, so dass die Berechnung von Beginn und Ende in zwei Durchgängen erfolgen und der Funktion auch noch jeweils über einen weiteren Parameter mitgeteilt muss, ob gerade Beginn oder Ende berechnet werden soll.

Aber damit noch nicht genug! Was soll eigentlich passieren, wenn sich die beiden Zeitabschnitte gar nicht decken? Auch für diesen Fall muss ein Rückgabewert für Beginn und Ende vorgesehen werden.

Implementierung der Funktion

Zur Programmierung einer benutzerdefinierten Funktion muss in der Registerkarte „Entwicklertools“ in der Gruppe „Code“ über die Schaltfläche „Visual Basic“ der VBA-Editor geöffnet, ein Modul angelegt und das Code-Fenster geöffnet werden. Wie das alles funktioniert, habe ich in dem Beitrag „Excel berechnet Wertgebühren nach RVG“ schon einmal beschrieben. Dort kann man auch nachlesen, was zu tun ist, damit der Code beim Speichern der Arbeitsmappe erhalten bleibt.

Den Code der benutzerdefinierten Funktion findet man hier. Die Funktion hat den Namen „ZeitDeckung()“ und greift selbst auf die weiteren Funktionen „maxof2()“ und „minof2()“ zurück. Der Funktion „ZeitDeckung()“ werden insgesamt fünf Parameter übergeben. Vier davon (Parameter 2 bis 5) entfallen auf die Begrenzungswerte der beiden Zeitabschnitte. Im Parameter 1 können nur die Werte „u“ und „o“ übergeben werden. Durch sie wird bestimmt, ob die Untergrenze der Zeitüberschneidung zurückgegeben wird oder die Obergrenze. Überschneiden sich die beiden Zeiträume nicht, wird als Unter- und Obergrenze jeweils der Wert 0 zurückgegeben.

Anwendung der Funktion

Wie man die benutzerdefinierte Funktion einsetzt, zeigt der nachfolgende Screenshot.

Excel berechnet Gebühren aus dem Streitwert

Immer wieder ist zu hören: „Wertgebühren berechnet man nicht, die kann man doch nachschlagen. Stimmt! Aber dann muss man halt auch nachschlagen, statt Excel die Berechnung zu überlassen und sich selbst statt dessen den viel spannenderen Rechtsfragen der Gebührenberechnung zu widmen. Ich halte das für außerordentlich bedauerlich, weil mit einigen wenigen benutzerdefinierten Funktionen, die aus dem Gegenstandswert die Gebühren nach dem RVG und dem GKG errechnen, vieles einfacher und eleganter gehen könnte. Und zwar ganz ohne großes Hexenwerk.

Die Rechenformeln stehen im Gesetz

Ja, ganz richtig gehört. Es geht darum in Excel Funktionen anzubieten, denen als Parameter jeweils der Streitwertbetrag übergeben wird und die als Ergebnis den Betrag der einfachen RVG-Gebühr, der PKH-Gebühr oder der Gebühr nach dem GKG zurückgeben. Etwa so:

Natürlich gehören die Funktion „rvg()“ noch nicht zum Standard-Repertoire von Excel. Und auch nicht die Funktionen pkh() oder gkg(). Aber das lässt sich mit der Definition benutzerdefinierter Funktionen schnell ändern. Alles was man dazu braucht sind die Rechenformeln und etwas Wissen über benutzerdefinierte Funktionen.

Die Rechenformeln zur Berechnung der jeweiligen Wertgebühren stehen in §§ 13 und 49 RVG und in § 34 GKG. Darüber müssen wird uns also schon mal keine größeren Gedanken machen.

Benutzerdefinierte Funktion in Excel erstellen

Excel verfügt über mehrere hundert Funktionen für ganz unterschiedliche Einsatzzwecke. Um diese soll es hier aber nicht gehen. Funktionen zur Berechnung von Gebühren nach RVG und GKG sind nämlich im Standard-Repertoire von Excel nicht vorgesehen. Das ist auch gar kein Problem. Denn Excel ermöglicht die Erweiterung des Funktionenkatalogs um benutzerdefinierte Funktionen. Wie das funktioniert, werde ich nachfolgend erläutern.

Die Definition einer benutzerdefinierten Funktion erfolgt in VBA. Was das ist? VBA steht für Visual Basic for Applications, eine objektorientierte Programmiersprache, die zum Bordwerkzeug von Excel, Word und weiteren Mitgliedern der Office-Familie gehört. Zugang zu VBA erhalten wir sowohl in Excel wie auch in Word über die Registerkarte „Entwicklertools“, die man in der Standardinstallation nicht zu sehen bekommt, die man aber sehr einfach in das Menüband integrieren kann. Wie das funktioniert, habe ich in meinem Beitrag „Tür auf für Entwickler“ erläutert.

Die benutzerdefinierte Funktion braucht einen Speicherort. Dafür bietet sich eine „Excel Arbeitsmappe mit Makros“ oder eine „Excel Vorlage mit Makros“ an. Zur Vorbereitung der Entwicklung unserer benutzerdefinierten Definitionen rvg(), pkh() und gkg() ist es daher erforderlich, Excel zu starten und die standardmäßig erzeugte leere Arbeitsmappe über den Dialog „Datei Speichern unter“ mit einem selbsterklärenden Namen (vielleicht „MeineFunktionen“) versehen als einer der beiden oben genannten Dateitypen abzuspeichern. Bei einer Entscheidung für den Dateityp „Excel Vorlage mit Makros“ sollte die Speicherung in dem Standardverzeichnis für Ihre Excel-Vorlagen erfolgen.

Wohin mit dem Code für die Funktionen

Nach Abschluss all dieser Vorarbeiten kann jetzt mit dem eigentlichen Definieren der Funktionen begonnen werden. Aber keine Bange, keiner muss hier selbst programmieren. Den fertigen Code stelle ich zur Verfügung. Nur wohin damit? Dazu einfach der nachfolgenden Anleitung folgen:

Erst einmal wird die Registerkarte „Entwicklertools“ ausgewählt und dort in der Gruppe „Code“ die Schaltfläche „Visual Basic“ geklickt. Es öffnet sich der VBA-Editor, der ungefähr so aussieht wie auf dem Screenshot 1
Im nächsten Schritt muss ein neues Modul angelegt werden. Dazu in der Symbolleiste in der Auswahl gleich rechts neben dem Excel-Icon die Option „Modul“ auswählen (Screenshot 2). Dieses Modul erscheint jetzt auch im Projekt-Explorer (Das ist das Fenster links oben.). Gleichzeitig öffnet sich auf der rechten Seite das Code-Fenster. Hier kommt der Code der Funktionen rvg(), pkh() und gkg() hin.
Den Code der Funktionen findet man im Anhang zu diesem Beitrag.
Also: Code kopieren und im Code-Fenster einfügen (Screenshot 3).
Datei Speichern durch Klicken auf das Disketten-Icon, zurück zur Arbeitsmappe (Klicken auf das Excel-Icon bzw. den Eintrag auf der Taskleiste oder durch den Befehl „Schließen und zurück zu Microsoft Excel“ im Datei-Menü) und schon kann es los gehen.

Screenshot 1

Screenshot 2

Screenshot 3

Der Einsatz der Funktionen

Der Einsatz der benutzerdefinierten Funktionen ist denkbar einfach und soll hier beispielhaft an der Funktion rvg() erläutert werden. Man setzt die Funktion mit dem führenden Gleichheitszeichen in die Zelle, wo das Funktionsergebnis am Ende stehen soll und übergibt ihr den Höhe des Streitwerts entweder als festen Wert oder als Bezug auf eine andere Zelle.

=rvg(2500)

=rvg (A2)

Als Ergebnis wird der einfache Wert ausgegeben. Natürlich kann damit ganz normal weiter gerechnet werden. Wird etwa die 1,3-fache Gebühr benötigt, dann lautet die Formel:

=rvg(2500)*1,3

=rvg(A2)*1,3

Damit lässt sich die Funktion sehr rasch und einfach nachvollziehbar in die komplexesten Berechnungen einbeziehen. Dabei denke ich vor allen an die Kosten- und Gebührenfestsetzung und den Kostenausgleich. Aber beispielsweise auch bei der Berechnung nach § 115 Abs. 4 ZPO kann ich mir den Einsatz der Funktionen vorstellen. Natürlich neben anderen benutzerdefinierten Funktionen, mit denen wir uns später noch befassen werden. Auf Ihr Feedback freue ich mich.

Anhang

Den Code für die Kostenfunktionen findet man hier. Wer gleich die komplette Arbeitsmappe mit dem Code herunterladen will, wird hier fündig.

Und wieder mal geht’s bergauf

Seit ein paar Tagen ist der Referenten-Entwurf des BMJV für ein Kostenrechtsänderungsgesetz 2021 (KostRÄG 2021) auf dem Markt. Ich werde mich alsbald daran machen, die neuen Kostenformeln in Excel anzulegen, damit jedermann sich ein Bild machen kann, wie die geplanten Änderungen sich auswirken werden.

Um es vorweg zu nehmen, die neuen Formeln zeigen, dass der Entwurf auch bei den Gebühren hält, was er verspricht: Es gibt einen Aufschlag im Umfang von 10 Prozent. Wer sich das schon heute einmal ansehen will, kann sich die Arbeitsmappe mit den neuen benutzerdefinierten Funktionen rvgneu(), pkhneu() und gkgneu() hier herunterladen. Wie immer freue ich mich auf Ihr feedback.